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将繁琐化为精细,档案管理可以更简单

来源:亚博2020网上投注8华南发布日期2019-10-28 17:52浏览:

档案管理员是一种怎样的体验?每天与各种档案资料打交道,整理、编号,登记、归档,一抬头经常发现隔壁桌的同事已经下班走了。最重要的,档案工作要确保档案资料的完整性、安全性,稍有不慎就会造成无可弥补的损失。

论繁琐,档案工作还没输过谁。如何才能实现更为简单的档案管理呢?亚博2020网上投注8OA协同平台通过电子化的分类存储、无纸化的借阅操作,让档案工作少点“繁琐”,多点效率。


电子化存储,打造便携式档案馆

通过OA协同平台,实现电子化的案卷管理、卷库管理、文件管理。通过电子化的信息录入,随时随地对文件、案卷、卷库进行线上编辑、查看、删除,并支持批量操作。新建文件或案卷,可详细列明名称、编号、保管期限、所属案卷/卷库、组卷年度,并可通过附件上传封面及相关资料。

文件组卷。文件组卷时,选中所需组卷的文件,即可批量性的将选中文件组卷至相应案卷中。选择案卷时,可直接查看该案卷的基本信息,防止组卷错误。

案卷封/拆卷。组合起来的案卷也可进行拆卷操作,以方便对文件进行重新组合。对于整理好的案卷,可将其封卷,避免误拆风险。

权限管理。档案作为组织“日历”,存储着较为私密及重要的信息,对其进行权限管理刻不容缓。在OA系统内,针对特定的卷库,可进行借阅范围的设置,防止隐私泄露,进一步提升档案的安全性。


线上鉴定/销毁,日志保留“痕迹”

案卷越积越多,往往鱼目混珠,需要进行鉴定;随着时间推移,有些案卷逐渐失去价值,需要进行销毁。然而,现实问题却是鉴定痕迹无可追踪,误销案卷无法恢复,给档案工作带来很大麻烦。

OA系统内,档案鉴定有迹可循,档案销毁可以恢复。鉴定案卷时,可查看该案卷基本情况,并进行鉴定意见的书写,系统自动汇成鉴定日志。案卷销毁也是如此,系统保留销毁“痕迹”,并可进行恢复操作,确保重要案卷不丢失、不损害。


借阅档案,流程化运转

档案具有高隐私性,借阅管理需要非常谨慎,发生丢失或损害,也能第一时间找到责任人。

通过流程化运转,有借阅需求可直接进行线上申请,写明借阅的时间及归还时间,相关负责人可通过“借阅审批”列表进行审批。通过“我的借阅”可查看审批情况及过往借阅记录;通过【借阅记录】则可以查看全部人员的借阅情况及归还情况。除此之外,借阅信息也将自动记入“日志”中方便统一管理。

繁琐,不应该是档案工作的代名词。通过OA电子化信息录入、全方位“日志”跟踪、便捷权限管理、无纸化借阅申请,将繁琐化为精细,让档案管理更简单。

【本文标签】:档案管理 亚博2020网上投注8OA OA
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