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OA系统直击办公用品管理4大难点

来源:亚博2020网上投注8华南发布日期2019-11-04 10:42浏览:

对于企业而言,办公用品管理琐碎而庞杂。从员工日常办公所需的纸、笔、鼠标、电脑到财务办公所需的点验钞机、印泥、印章垫等,无不涉及到办公用品的管理。而一件办公用品从采购、使用到最后的损坏、报废,往往涉及其全生命周期的管理,如何才能减少浪费,实现资源的优化配置呢?

通过亚博2020网上投注8OA协同办公平台,给所有办公用品一个“收纳箱”,将其聚集到统一的平台进行规范管理。针对于种类繁多且琐碎的办公用品,OA系统充当起一个“多面手”的角色,正面迎击办公用品管理中的4大难点。


难点1:纷杂难打理,浪费时发生

随着企业的不断发展壮大,办公用品的管理也日渐复杂化。小到一支笔,大到一台打印机,都属于办公用品的范畴。在办公用品日益多样化的现实面前,如何对其进行统一管理,减少浪费、分配不均等现象成为企业管理的一大难题。

解决方案

通过OA协同办公平台,企业可以将办公用品统一起来进行集中管理。在“办公用品”模块,实现所有办公用品的分类管理,通过层级类别的设定,便于查找及领用。对于某一具体的办公用品,可以对其进行详细描述,包括此用品的类别、名称、规格、计量单位等。通过将所用办公用品录入到统一的系统并对其进行跟踪管理,既简化了管理的纷杂局面,又减少了浪费的发生,部门、员工的领用记录皆在系统中有据可查。


难点2:采购跟不上,库存常告急

有时候,某一办公用品消耗太快,导致采购跟不上,员工要用的时候不能及时补充,严重的情况甚至可能影响工作的进度。如何才能实现采购与库存的双向对接呢?当库存不足时,采购人员能及时收到提醒,从而及时补充?

解决方案

通过OA系统的库存警示功能便能轻松解决以上问题。在定义办公用品类别或录入资料时,可勾选“启动库存警示功能”,通过办公用品消耗情况,设置最低警示数量和最高警示数量。当办公用品达到最低警示数量时,采购人员会收到系统提醒,从而及时地进行补充;当达到最高警示数量时,系统将会提醒采购人员停止采购,以免减少库存堆积等现象。


难点3:申请太麻烦,领用难及时

传统的办公用品申请方式,往往需要填写纸质的申请表,并经过相关领导签字后才能使用。因为信息不对称等原因,申请流程走下来之后却发现此办公用品已被其他人申请使用。缺乏流程化的办公用品申请管理,大大降低了办公效率以及资源的优化配置。

解决方案

通过OA系统规范办公用品的管理和流程,可以有效解决以上问题。办公用品申请时,可通过新建流程,发起办公用品的电子化申请。在申请界面,系统自动呈现需要填写的相关信息,包括申请人、申请时间、申请物品、使用数量等。发起申请流程之后,系统自动流转到相关人员处进行处理,整个流程高效运转,确保有急用的员工能快速领用到相关办公用品。


难点4:责带不明晰,易损易丢失

对于很多企业而言,因为责带不明晰,办公用品丢失、损耗的情况时有发生。员工在填写申请表时没有明确归还时间,或者到期忘记归还,没有一套完善的提醒机制。对于管理人员而言,缺乏一套信息汇总系统,无法及时查看每件用品的使用及归还情况。

解决方案

OA通过将办公用品的申请审批进行汇总,成功解决了以上问题。申请人在发起申请时,需填写归还时间和选择使用类型,明确是个人使用还是部门使用,以便将责任明晰化,一旦发生丢失或损耗,有助于找到第一责任人。除此之外,管理者可以通过后台查看办公用品申请列表,全面掌握每件办公用品的申请使用情况,包括库存量、领用数量、申请人、领用日期、归还日期、实际归还日期等。当出现逾期不还的情况,可通过系统留言、内部消息等进行提醒,以确保申请人尽快归还。

种类繁多、采购跟不上、申请麻烦、责带不明是办公用品管理的难点,通过OA系统“多面手”的作用,直击办公用品管理4大难点,让办公用品易申请、易统计、易管理。

【本文标签】:办公用品管理 OA系统 OA 流程
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